Podjęcie decyzji o wdrożeniu systemu ERP jest ważnym krokiem, ale zanim biuro będzie mogło czerpać pełnię korzyści, trzeba jeszcze kilka kwestii rozważyć, jakich?
Sprecyzowanie potrzeb i celów wdrożenia systemu ERP
Systemy ERP są narzędziami, które z powodzeniem można stosować w każdej firmie. Jednak w zależności od tego, w czym się ona specjalizuje, będzie potrzebować innych rozwiązań. Specyfika pracy w branży transportowej wymaga innego wsparcia niż w produkcyjnej, nie wspominając już o biurze rachunkowym. Zatem poszukiwania systemu ERP należy rozpocząć od tego, że przeanalizujemy to, w jakim celu chcemy w niego zainwestować, jakie czynności zamierzamy usprawnić i jakie jego funkcje będą nam potrzebne. Podstawą są oczywiście funkcjonalności, które posiada program księgowy, ale pamiętajmy, że system ERP to coś znacznie więcej, więc i wymagania wobec niego powinny być większe.
Wybór oprogramowania
Kiedy już wspólnie z innymi osobami, które będą z programu korzystać, określimy, co podniesie jakość pracy, możemy przejść do wyboru oprogramowania. Zwróćmy uwagę nie tylko na początkową wycenę, ale też pomyślmy o przyszłości. Tzn. ważne jest to, czy będą dostępne aktualizacje, czy możemy liczyć na wsparcie w zakresie serwisu i szkoleń, czy program da się rozbudować o nowe funkcje, itd. Jedną z propozycji, które wymagania te spełniają, jest enova365. To elastyczny system ERP pozwalający na dopasowanie jego modułów i funkcji do indywidualnych potrzeb. O tym, jak może wyglądać w przypadku biura rachunkowego, można przeczytać na stronie https://www.enova.pl/branze/biura-rachunkowe/.
Proces wdrożenia
Zanim zaczniemy korzystać z oprogramowania, trzeba będzie jeszcze trochę poczekać. Wdrożenie będzie wymagało zaangażowania całego zespołu, a pracownicy muszą przejść szkolenia związane z korzystaniem narzędzia. Konieczna będzie migracja danych. W każdym biurze rachunkowym jest mnóstwo dokumentów finansowych i innych informacji, które należy przygotować, a następnie przenieść z dotychczasowych programów do systemu ERP. Migracja musi być przemyślana i przeprowadzona w sposób profesjonalny.
Jeszcze przed rozpoczęciem użytkowania oprogramowania należy przeprowadzić testy, które zweryfikują poprawne działanie. Na koniec zostaje stopniowe wdrażanie systemu ERP. Wszystko to razem może potrwać od kilku tygodni do kilku miesięcy.
Cały proces wyboru i wdrożenia ERP wydaje się skomplikowany, dlatego współpracę najlepiej podjąć ze sprawdzonym dostawcą, który udzieli wsparcia na każdym etapie. Tym bardziej że później zależy nam na monitorowaniu systemu, jego ewentualnemu rozbudowaniu i obsłudze technicznej.
