Diety zagraniczne, diety krajowe – jak je rozliczyć?

Diety zagraniczne, diety krajowe – czym są i kiedy się należą?

„Z definicji dieta to ekwiwalent pieniężny, który wypłaca się pracownikowi podczas wyjazdów oraz podróży służbowych. Środki te mają za zadanie pokryć wydatki związane z wyżywieniem, zakwaterowaniem, dojazdami oraz kosztami reprezentacyjnymi. Diety zagraniczne oraz krajowe wypłacane są bezpośrednio ze środków pracodawcy. Podróż służbowa musi odbywać się na bezpośrednie polecenie przełożonego. Odmówienie jej może skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną” – wyjaśnia ekspert z technologicznej firmy finansowej Aasa Polska, oferującej pożyczki online na korzystnych i jasnych zasadach.

Minimalna wysokość diety określana jest na podstawie przepisów podatkowych, a konkretniej na mocy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Ile wynosi dieta w Polsce?

Wysokość diety za podróże krajowe ustalana jest na podstawie wielu czynników. Podczas jej obliczania niezbędne jest wzięcie pod uwagę czasu trwania wyjazdu, zapewnianego pracownikowi wyżywienia oraz środka transportu, jakim będzie on się przemieszczał.

Diety krajowe w Polsce w przypadku, gdy łączny czas podróży jest krótszy niż doba, wynoszą:

• 50% pełnej diety, jeśli podróż trwa od 8 do 12 godzin;
• 100% pełnej diety, jeśli podróż trwa ponad 12 godzin;

W przypadku jednodniowej podróży, której łączny czas jest nie dłuższy niż 8 godzin, to dieta nie przysługuje.

Diety krajowe w Polsce w przypadku, gdy podróż trwa ponad dobę, wynoszą:

• 50% pełnej diety, jeśli podróż trwa mniej niż 8 godzin;
• 100% pełnej diety, jeśli podróż trwa ponad 8 godzin;

Dodatkowo, za każdą pełną dobę należy doliczyć dietę w pełnej wysokości.

Wysokość wypłacanego ekwiwalentu pieniężnego może zostać zredukowana, jeśli pracodawca zapewnia podczas wyjazdu wyżywienie:

• w przypadku zapewnienia pracownikowi śniadania wysokość diety redukowana jest o 25%;
• w przypadku zapewnienia pracownikowi obiadu wysokość diety redukowana jest o 50%;
• w przypadku zapewnienia pracownikowi kolacji wysokość diety redukowana jest o 25%;

Powyższe kwoty podlegają sumowaniu, dlatego też, jeśli pracownik ma zapewnione wszystkie posiłki, to dieta nie jest wypłacana.

Co zatem jest bazową stawką, od której naliczane są diety krajowe? Minimalna wysokość pełnej diety wynosi 30 złotych za całą dobę podróży. Jeśli podróż krajowa trwa nieprzerwanie przez co najmniej 10 dni, to pracownikowi przysługuje pełen zwrot kosztów przejazdu związanych z powrotem do miejsca zamieszkania w obie strony.

„Pracownikowi należy również zwrócić koszty noclegu lub zakwaterowania (jeśli nie zostało ono zapewnione przez pracodawcę). Zwrot przyznawany jest na podstawie rachunku lub faktury. Jeśli pracownik nie przedstawi należytego dokumentu, to konieczne będzie wypłacenie mu ryczałtu w wysokości 150% diety krajowej. Ważne jest również to, aby nocleg trwał co najmniej 6 godzin i miał miejsce pomiędzy godziną 21 w nocy, a 7 rano” – tłumaczy specjalista z aasapolska.pl

Jeśli pracodawca nie zapewnia własnego środka dojazdu, to zwrócone muszą też zostać koszty podróży. Może odbyć się to w oparciu o rachunki i faktury przewoźników lub w przypadku ich braku zostać wypłacone w wysokości 20% diety krajowej.

Podczas wypłacania zwrotu kosztów podróży może zostać wzięta pod uwagę stawka za km podczas korzystania z samochodu pracownika. W przypadku prywatnych aut wynosi ona w zależności od pojemności skokowej pojazdu 0,5214 zł (gdy silnik jest mniejszy niż 900 cm³) oraz 0,8358 zł (gdy jednostka napędowa przekracza 900 cm³).

Ze względu na poziom złożoności oraz skomplikowania wydatków związanych z delegacjami wielu księgowych zaleca korzystanie z narzędzia, jakim jest kalkulator diet.

Ile wynosi dieta zagraniczna?

Diety zagraniczne oraz ich wysokość znacząco się od siebie różnią w zależności od regionu, do jakiego wysyłany jest pracownik. Rozbieżności pomiędzy różnymi państwami potrafią być naprawdę ogromne, dlatego też niezbędne jest wcześniejsze sprawdzenie stawek, które również zostały umieszczone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Bardzo przydatnym narzędziem może okazać się kalkulator delegacji zagranicznej, który pozwala szybko przeliczać należny pracownikowi ekwiwalent pieniężny za wyjazd służbowy. Nadal obowiązują stawki z 2013 roku, na podstawie których oblicza się diety zagraniczne. 2018 rok nie przyniósł w tej kwestii żadnych znaczących zmian.

Znając podstawową kwotę diety w delegacji zagranicznej, możemy przejść do obliczeń. Dieta wypłacana pracownikowi wynosi 100% za każdą pełną dobę spędzoną w podróży. Jeśli wyjazd będzie stanowić niepełną liczbę godzin oraz dób, to pracownikowi wypłaca się:

• 1/3 wysokości pełnej diety, jeśli podróż trwała mniej niż 8 godzin;
• 50% wysokości pełnej diety, jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin;
• 100% wysokości pełnej diety, jeśli podróż trwała ponad 12 godzin.

Podczas delegacji zagranicznej odliczeniom podlegają również posiłki zapewnione przez pracodawcę:

• w przypadku zapewnienia pracownikowi śniadania wysokość diety redukowana jest o 15%;
• w przypadku zapewnienia pracownikowi obiadu wysokość diety redukowana jest o 30%;
• w przypadku zapewnienia pracownikowi kolacji wysokość diety redukowana jest o 30%.

Podobnie jak w przypadku diet krajowych, podczas obliczania wydatków delegacyjnych niezwykle przydatnym narzędziem staje się kalkulator diet zagranicznych. Rozwiązania tego typu umożliwiają szybkie przeliczanie wszystkich wydatków i znacząco ułatwiają pracę firmowym księgowym.

Jak rozliczyć delegację krajową? Przykład

Dla celów obliczeń zakładamy, że pracownik wyruszył w podróż służbową do Poznania. Jego stałym miejscem zamieszkania oraz pracy jest Wrocław. Pracodawca zgodził się w pełni pokryć koszt przejazdu pociągiem II klasy w obie strony. Celem wyjazdu jest podpisanie ważnego dla firmy kontraktu.

Pracownik wyruszył w trasę o godzinie 6 rano, a na dworcu w Poznaniu znalazł się o godzinie 9:10. Bilet w jedną stronę kosztował 29 złotych brutto, na co pracownik posiada rachunek. Z dworca głównego pracownik dojechał do siedziby kontrahenta zlokalizowanej w centrum miasta i w tym celu skorzystał z komunikacji miejskiej. Bilety zakupił bezpośrednio u kierowcy i nie otrzymał pokwitowania. Samo spotkanie zaczęło się o godzinie 10.00 i trwało 5 godzin zegarowych. W drodze powrotnej pracownik znowu skorzystał z komunikacji miejskiej, a następnie wrócił do Wrocławia pociągiem. Bilet powrotny kosztował 37,9 zł brutto, a transakcja została udokumentowana. Pracownik wrócił do domu o godzinie 19:30. Podczas delegacji pracodawca nie zapewnił mu wyżywienia.

W związku z powyższymi informacjami pracodawca jest zobowiązany wypłacić pracownikowi:

• pełną dietę krajową w wysokości 30 złotych, ponieważ podróż trwała ponad 12 godzin;
• 6 złotych na poczet zakupionych biletów komunikacji miejskiej;
• 66,9 złotych na podstawie przedstawionych rachunków związanych z transportem kolejowym;

Łącznie pracodawca musi wypłacić swojemu pracownikowi 102,90 złotych na pokrycie kosztów delegacji.